Commercial Invoice là gì ? Vai trò của hoá đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

95% giao dịch xuất nhập khẩu thất bại do thiếu Commercial Invoice hợp lệ. Nó là minh chứng pháp lý cho sự trao đổi giữa hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, đảm bảo sự minh bạch, an toàn cho hoạt động thương mại. Vậy, Commercial Invoice là gì? Vai trò và tầm quan trọng của nó trong xuất nhập khẩu ra sao? Hãy cùng Giang Huy tìm hiểu trong bài viết này.

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng, là một loại giấy tờ chứng từ do người bán (exporter) phát hành để xác nhận việc đã thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa với người mua (importer). Đây được coi là tài liệu căn cứ để xác định số lượng, giá trị và thông tin chi tiết về sản phẩm được xuất khẩu.

Ngoài ra, Commercial Invoice cũng thường đi kèm với các thông tin liên quan như điều kiện thanh toán, điều khoản vận chuyển và thông tin của hai bên tham gia giao dịch.

Nội dung chi tiết của Commercial Invoice:

• Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc của doanh nghiệp xuất khẩu.
• Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc của doanh nghiệp nhập khẩu.
• Thông tin về hàng hóa: Tên, mô tả, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá trị CIF/CFR/FOB, đơn vị tiền tệ.
• Điều kiện giao hàng: Incoterms (CIP, FOB, CIF, DAP, DDP,…)
• Điều kiện thanh toán: Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán.
• Chữ ký và đóng dấu của người bán: Xác nhận tính chính xác và hợp pháp của thông tin trên hóa đơn.

So sánh Commercial Invoice và Packing List

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Danh sách đóng gói (Packing List) đều là hai loại chứng từ có chức năng và vai trò riêng biệt trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ điểm khác biệt giữa hai loại chứng từ này là vô cùng cần thiết để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

Về mặt định nghĩa:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là tài liệu do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị và các điều khoản thanh toán cho lô hàng hàng hóa. Nó đóng vai trò then chốt trong việc xác định giá trị hải quan, tính thuế nhập khẩu và thanh toán cho lô hàng.
• Danh sách đóng gói: Là tài liệu mô tả chi tiết về số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói từng kiện hàng trong lô hàng. Danh sách đóng gói giúp cho việc kiểm tra hàng hóa tại cảng đến và xác định trách nhiệm của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra thiệt hại hoặc mất mát.

Về mặt chức năng:

• Hóa đơn thương mại:
  • Xác định giá trị và các điều khoản thanh toán cho lô hàng.
  • Cung cấp thông tin để xác định giá trị hải quan và tính thuế nhập khẩu.
  • Giúp phân loại hàng hóa theo mã HS (Harmonized System).
  • Cung cấp cơ sở để yêu cầu bồi thường bảo hiểm trong trường hợp xảy ra thiệt hại hoặc mất mát.
  • Lưu trữ làm bằng chứng cho giao dịch mua bán.

• Danh sách đóng gói:
  • Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa để kiểm tra tại cảng đến.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa để xác định thiệt hại trong trường hợp xảy ra thiệt hại hoặc mất mát.
  • Lưu trữ làm bằng chứng cho việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

Về mặt nội dung:

• Hóa đơn thương mại:
  • Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.
  • Thông tin về hàng hóa: Mô tả chi tiết về hàng hóa (tên, mã HS, số lượng, đơn vị tính, giá trị), điều kiện giao hàng.
  • Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
  • Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký và đóng dấu của người bán.

• Danh sách đóng gói:
  • Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.
  • Thông tin về hàng hóa: Mô tả chi tiết về số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói từng kiện hàng.
  • Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký và đóng dấu của người bán.

Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) trong xuất nhập khẩu

Commercial Invoice đóng vai trò then chốt trong hoạt động xuất nhập khẩu, là cầu nối thiết yếu giữa người bán và người mua, giúp đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hiệu quả.

Vai trò cụ thể của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu bao gồm:

1. Căn cứ thanh toán giữa bên mua và bên bán

• Commercial Invoice là văn bản pháp lý ghi chép chi tiết thông tin về giao dịch mua bán, bao gồm giá trị hàng hóa, điều khoản thanh toán, v.v. Đây là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận.
• Hoá đơn thương mại giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thanh toán, tránh tranh chấp và rủi ro cho cả hai bên.

2. Hoàn thiện thủ tục hải quan

• Commercial Invoice là chứng từ thiết yếu để khai báo hải quan, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, nguồn gốc xuất xứ, v.v.
• Hoá đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mã HS, tính thuế nhập khẩu và các khoản phí liên quan, giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, thuận lợi.

3. Xác minh nguồn gốc hàng hóa

• Commercial Invoice cung cấp thông tin về xuất xứ hàng hóa, bao gồm tên quốc gia sản xuất, nhà sản xuất, v.v.
• Commercial Invoice giúp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, đảm bảo hàng hóa được sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ các quy định về thương mại quốc tế.

4. Bảo vệ quyền lợi cho các bên tham gia giao dịch

• Commercial Invoice là bằng chứng pháp lý ghi chép chi tiết về giao dịch, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra.
• Commercial Invoice giúp bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua, đảm bảo giao dịch diễn ra công bằng và minh bạch.

5. Cung cấp dữ liệu thống kê

• Commercial Invoice cung cấp dữ liệu quan trọng về giá trị, số lượng, chủng loại hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Commercial Invoice là nguồn dữ liệu quan trọng cho việc thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của quốc gia, giúp xây dựng chính sách thương mại phù hợp.

6. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Commercial Invoice cung cấp dữ liệu về doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.

Cập nhật mẫu Commercial Invoice mới nhất hiện nay

Bước đầu tiên là lựa chọn mẫu Commercial Invoice phù hợp. Bạn có thể sử dụng mẫu do cơ quan chức năng quy định hoặc mẫu do hai bên thỏa thuận. Tuy nhiên, điều quan trọng là mẫu Commercial Invoice cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định.

Hiện nay, hoá đơn thương mại được phân chia thành 4 loại chính:

• Hoá đơn thương mại chính thức (Final invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ hợp đồng đã thực hiện
• Hóa đơn tạm thời (Provisional invoice): Hóa đơn sử dụng để thanh toán tạm thời các hàng hóa trong trường hợp hàng hóa chưa được xác định chính xác, thanh toán từng phần
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn gồm các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng và được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về giá trị của sản phẩm
• Hóa đơn chiếu lệ (Profoma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn này được sử dụng khi hàng hóa được gửi làm mẫu bán, triển lam, đơn chào hàng.

Dưới đây là một số mẫu Commercial Invoice mới nhất hiện nay đã được Gia Huy Logistics cập nhật:

Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Commercial Invoice đóng vai trò như “bản đồ giao dịch”, vì vậy thông tin trên Commercial Invoice cần được ghi chép một cách chi tiết và chính xác. Bao gồm:

• Thông tin người bán và người mua (Buyer/Importer vs Seller/Exporter):
  • Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, thông tin người đại diện, số fax, thông tin tài khoản…
  • Mã số thuế (nếu có) cũng cần được ghi chú cẩn thận.
• Số hóa đơn: Tên viết tắt hợp lệ bởi phía xuất khẩu theo quy định.
• Ngày hóa đơn: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thường hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa hai bên xuất nhập khẩu ký kết và trước ngày hàng hóa xuất khẩu để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Các hình thức thanh toán phổ biến thường được sử dụng như T/T, L/C, D/A, D/P.
  • T/T (Telegraphic Transfer): Hình thức này tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán và được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, hình thức này lại mang lại rủi ro nhiều nhất so với các hình thức thanh toán khác. Trong trường hợp người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng thì không nên sử dụng hình thức này.
  • L/C (Letter of Credit): Hình thức này thanh toán tín dụng bằng chứng từ, ít được sử dụng dụng hơn so với hình thức T/T.
  • D/A và D/P (Documents agains Acceptance/Payment): Hình thức này ít rủi ro cho người bán nhất, tuy nhiên sẽ phức tạp hơn do cần yêu cầu kiểm tra và xác nhận lại chứng từ nhiều lần so với các hình thức thanh toán khác.
• Thông tin hàng hóa: Trên hợp đồng thương mại cần có đầy đủ các thông tin hàng hóa như: Tên hàng hóa, số lượng, tổng trọng lượng, đơn giá để tính tổng tiền
• Nước xuất xứ: Nhằm xác định nguồn gốc hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia nào
• Tổng tiền: Tổng giá trị hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng số và chữ kèm theo mệnh giá thanh toán đồng tiền theo quy định của hai bên
• Điều kiện Incoterms: Ghi kèm địa điểm cụ thể
• Ngoài các thông tin kể trên, hợp đồng mại còn có thể có các thông tin liên quan đến:
  • Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến)
  • POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )
  • POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng)
  • Đích đến (Destination)
  • Các khoản giảm giá/chiết khấu (nếu có)

Nhập khẩu hàng Trung Quốc qua Giang Huy Logistics

Là một công ty logistics uy tín tại Việt Nam, Giang Huy Logistics cung cấp các dịch vụ nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam trọn gói, bao gồm cả việc hỗ trợ khách hàng lập Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).

1. Hỗ trợ lập Commercial Invoice chính xác và đầy đủ

• Cập nhật thông tin mới nhất: Giang Huy Logistics luôn cập nhật các quy định mới nhất về việc lập Commercial Invoice để đảm bảo khách hàng tuân thủ đúng pháp luật.
• Tư vấn chuyên sâu: Giang Huy Logistics sẵn sàng tư vấn cho khách hàng về các nội dung cần thiết trong Commercial Invoice, cách thức ghi chép thông tin và các lưu ý quan trọng khi lập Commercial Invoice.

2. Giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian

• Lập Commercial Invoice nhanh chóng: Với kinh nghiệm và chuyên môn của mình, Giang Huy Logistics có thể giúp khách hàng lập Commercial Invoice một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tránh sai sót: Việc lập Commercial Invoice sai sót có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như chậm trễ trong việc thông quan hàng hóa, phạt tiền, thậm chí bị kiện tụng. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ của Giang Huy Logistics sẽ giúp khách hàng giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót trong việc lập Commercial Invoice.
• Tiết kiệm thời gian: Khách hàng có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác thay vì dành thời gian để tự tìm hiểu và lập Commercial Invoice.

3. Góp phần thúc đẩy giao dịch xuất nhập khẩu suôn sẻ

• Commercial Invoice chính xác và đầy đủ là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao dịch xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Giang Huy Logistics cam kết hỗ trợ khách hàng lập Commercial Invoice một cách chính xác, đầy đủ, góp phần thúc đẩy giao dịch xuất nhập khẩu thành công.
• Giang Huy Logistics cung cấp dịch vụ hỗ trợ lập Commercial Invoice với mức giá cạnh tranh, phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Ngoài ra, Giang Huy Logistics còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến xuất nhập khẩu như:

• Dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu
• Dịch vụ khai báo hải quan
• Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa
• Dịch vụ tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu

Tóm lại, Commercial Invoice đóng vai trò then chốt trong xuất nhập khẩu, là mắt xích quan trọng đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Lập Commercial Invoice chính xác, đầy đủ và nhất quán là trách nhiệm của cả người bán và người mua, góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu thành công và hiệu quả.

Liên hệ cho Giang Huy để được tư vấn hỗ trợ!