Invoice Là Gì? Những Loại Invoice Thường Gặp Trong Xuất Khẩu

Mặc dù có sự tương đồng với các hoá đơn bán hàng khác, được người bán tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp và từng loại mặt hàng cụ thể, invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho giao dịch mua bán trở nên rõ ràng. Nó thể hiện nội quy và trách nhiệm của cả bên mua và bên bán, giúp tránh được các tranh chấp về quyền lợi và tài chính. Mặc dù khi nhắc đến khái niệm invoice là gì, nhiều người nghĩ ngay đến hoá đơn thông thường, thực tế, thuật ngữ này thường xuất hiện trong ngành xuất nhập khẩu. Hãy cùng Giang Huy tìm hiểu về khái niệm invoice trong bài viết sau đây.

Invoice là gì?

Trong quá trình mua bán hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa xuất nhập khẩu, invoice là một chứng từ quan trọng. Invoice thể hiện giá trị thực của hàng hóa, được lập bởi bên bán và giao cho bên mua.

Các công ty thương mại thường có nhiều invoice được đánh số để thuận tiện cho việc quản lý và ghi nhận các giao dịch với khách hàng. Invoice chứa các thông tin cơ bản như ngày tháng, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thỏa thuận thanh toán, điều kiện giao hàng, và các chi tiết khác.

Một invoice thường bao gồm các nội dung sau:

• Tên invoice, mã số, ngày tháng
• Thông tin về shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu)
• Thông tin về đơn vị trung gian (nếu có)
• Tên phương tiện, số booking
• Số container, số seal
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
• Mô tả hàng hóa chi tiết ( gồm tên hàng, số lượng, đơn giá)
• Tổng giá trị đơn hàng (cả bằng số và bằng chữ)

Thông thường, invoice được đính kèm với một số chứng từ liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan và cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp giải quyết khiếu nại về chất lượng và số lượng hàng hóa cũng như các dịch vụ hỗ trợ đi kèm, do đó các doanh nghiệp khi xuất nhập khẩu hàng hóa thì cần hiểu rõ khái niệm invoice là gì để có thể kinh doanh hiệu quả.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài hoặc vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và không bị cơ quan thuế quản lý.

Vai trò và chức năng của Invoice là gì trong xuất nhập khẩu

Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận pháp lý ràng buộc, thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên mua và bên bán) đối với giá niêm yết cùng với các điều kiện thanh toán. Vậy, vai trò và những chức năng chính của invoice là gì? Về cơ bản, invoice còn có các chức năng và vai trò quan trọng như sau:

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cả bên mua và bên bán lưu giữ chứng từ và hồ sơ hợp pháp về việc mua bán hàng hóa.
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp cho cả người mua và người bán theo dõi được các khoản thanh toán và số tiền còn nợ.
• Được pháp luật bảo vệ: Một invoice hợp lệ là bằng chứng pháp lý về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về giá cả đã ấn định, và là chứng từ quan trọng để người bán nhận được sự bảo vệ của pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Ghi chép và lưu trữ tất cả các invoice bán hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo việc nộp thuế nhập khẩu đúng quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích invoice hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về hành vi mua hàng của khách hàng, xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,…

Những loại Invoice phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều loại invoice khác nhau, dưới đây là tổng hợp các invoice phổ biến nhất hiện nay mà bạn cần biết:

So sánh Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại)

Proforma Invoice là gì chắc hẳn là câu hỏi được nhiều người thắc mắc. Proforma Invoice viết tắt là PI, là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập ra và có nội dung tương tự như Invoice. Tuy nhiên, Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao hàng để xác nhận lại các cam kết, điều khoản và điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận. Có thể coi đây là một bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận Proforma Invoice, nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Việc sử dụng hóa đơn chiếu lệ giúp cả hai bên giảm thiểu rủi ro trong thanh toán và loại bỏ các vấn đề sai sót hay kiện tụng có thể xảy ra.

Commercial Invoice, viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hóa đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về giao dịch thương mại giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (người mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể và chi tiết hơn, đồng thời đóng vai trò như một yêu cầu thanh toán đối với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice bao gồm phương thức vận chuyển lô hàng, các thông tin cần thiết cho việc thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Có thể thấy Proforma Invoice và Commercial Invoice đều có những điểm khác nhau. Vậy sự khác biệt giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì? Có một số điểm khác nhau giữa CI và PI như sau:

• Thời điểm phát hành: PI có thể được lập và sửa đổi trước hoặc trong quá trình giao dịch, trong khi CI chỉ được phát hành sau khi hai bên xuất khẩu và nhập khẩu đã hoàn tất các thỏa thuận.   
• Giá trị thanh toán: PI chỉ là hóa đơn báo giá, dự kiến số tiền phải trả và không có chức năng thanh toán hoặc những cam kết ban đầu. Ngược lại, CI có thể yêu cầu bên mua thanh toán đúng theo yêu cầu ghi trong hóa đơn thương mại. 

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Người bán muốn thu tiền tạm thời ngay sau khi giao hàng hoàn thành
• Đơn hàng được giao nhiều lần và cả người mua và người bán đều muốn thanh toán theo từng đợt
• Hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, với giá chính thức cuối cùng sẽ được quyết định theo giá thị trường. 

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là hóa đơn cuối cùng và chính thức, xác định tổng giá trị đơn hàng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở để thực hiện thanh toán cuối cùng, kết thúc giao dịch giữa hai bên.

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là hóa đơn dùng để xác nhận xuất xứ hàng hóa, có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Ngoài việc xác nhận nguồn gốc xuất xứ, hóa đơn này còn được sử dụng như một chứng từ có chức năng tương tự như hóa đơn thông thường. 

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán hàng hóa thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất, hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ và hóa đơn, họ sẽ sử dụng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Tuy nhiên, người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng. 

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, làm việc tại nước người bán. Hóa đơn này được lãnh sự quán đóng dấu và ủy quyền, có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan là hóa đơn dùng để xác định trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác. Hóa đơn này chủ yếu được sử dụng trong việc tính thuế và yêu cầu thanh toán, do đó không được lưu thông. 

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Mặc dù trách nhiệm việc lập invoice thuộc về người bán, nhưng khi làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, người mua cũng có trách nhiệm giải trình về các thông tin đối với cơ quan hải quan. Có một số lỗi thường gặp trong hóa đơn thương mại như:

• Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất và cảng nhập.
• Một số thông tin về tên hàng không đúng so với hợp đồng hoặc packing list, hoặc gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại.
• Người bán có chiết khấu cho người mua, nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị tổng của hóa đơn.

Hướng dẫn lập và xuất invoice

Quá trình lập và xuất invoice thông thường bao gồm các bước sau:

• Bước 1 – Xác định loại invoice cần lập: Trước hết, người lập invoice cần xác định loại hóa đơn cần thiết cho giao dịch cụ thể, bao gồm các loại như Proforma Invoice, Commercial Invoice, Final Invoice và các loại khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của bên mua và bên bán.
• Bước 2 – Điền đầy đủ thông tin: Sau khi xác định loại invoice, người lập cần điền đầy đủ thông tin yêu cầu trên hóa đơn, bao gồm thông tin về hai bên giao dịch, chi tiết về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán và các thông tin khác phù hợp với loại hóa đơn được yêu cầu.
• Bước 3 – Kiểm tra thông tin: Bước này đòi hỏi người lập invoice kiểm tra lại tất cả các thông tin đã điền trên hóa đơn. Việc này giúp đảm bảo rằng hóa đơn không chỉ đầy đủ mà còn chính xác theo các yêu cầu và quy định của các bên liên quan. Sự cẩn thận trong việc kiểm tra có thể ngăn chặn các lỗi sai không đáng có có thể gây ra hậu quả không mong muốn trong quá trình giao dịch.
• Bước 4 – Ký số và xuất hóa đơn: Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng và chắc chắn rằng mọi thông tin trên hóa đơn là chính xác, người lập sẽ ký số và xuất hóa đơn cho bên mua hoặc bên bán tùy thuộc vào trách nhiệm và thỏa thuận cụ thể trong giao dịch.

Trên đây là bài phân tích chi tiết về khái niệm số invoice là gì mà Giang Huy đã gửi đến bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết này của Giang Huy, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về hóa đơn mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu và nhanh chóng làm quen cũng như hiểu rõ hơn về nó. Nếu bạn đang có nhu cầu nhập hàng hóa tư Trung Quốc thì hãy liên hệ ngay với Giang Huy Logistic.

Với cam kết chất lượng và giá cả cạnh tranh, Giang Huy là một đối tác đáng tin cậy trong việc nhập hàng Trung Quốc online trên các sàn TMĐT với giá tận gốc, giúp các chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian và công sức. Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu nhập hàng Trung Quốc, hãy liên hệ ngay với Giang Huy để nhận được mức giá ưu đãi nhất.