Mua hàng là gì? Vai trò & quy trình của mua hàng đối với doanh nghiệp

Mua hàng là gì? Vai trò của mua hàng đối với doanh nghiệp. Đó không chỉ là việc chi tiền để sở hữu sản phẩm, mà là một chiến lược then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhìn rõ vai trò của mua hàng trong doanh nghiệp, quy trình thực hiện chuẩn và cách tận dụng nguồn hàng Trung Quốc hiệu quả. Đọc ngay để hiểu sâu và tối ưu tốt hơn!

Mua hàng là gì? Tất tần tật về khái mua hàng

Trong hoạt động kinh doanh, “mua hàng” không đơn thuần là hành động chi tiền để sở hữu sản phẩm. Ở góc độ doanh nghiệp, mua hàng (Purchasing) là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, gắn chặt với năng lực vận hành, quản lý chi phí và cả chiến lược phát triển dài hạn.

Mua hàng là quá trình bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp, thương lượng giá, ký hợp đồng, theo dõi đơn hàng, nhận hàng và kiểm tra chất lượng. Khi được thực hiện hiệu quả, mua hàng góp phần tối ưu chi phí, giảm rủi ro và nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra.

Trong thực tế, doanh nghiệp còn sử dụng thuật ngữ rộng hơn là Procurement – bao gồm cả các hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung cấp, và chiến lược cung ứng. Như vậy, mua hàng là một phần quan trọng trong quản trị procurement tổng thể.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ, mua hàng giữ vai trò như “người gác cổng” chi phí đầu vào. Mỗi quyết định mua – từ mặt hàng nhỏ đến nguyên vật liệu chủ lực – đều ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, lợi nhuận và sự ổn định của cả tổ chức.

Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị order hàng Trung Quốc uy tín

Vai trò của mua hàng đối với doanh nghiệp

Trong mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ, hoạt động mua hàng luôn nằm trong nhóm các chức năng cốt lõi. Một quy trình mua sắm bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, mà còn mở ra cơ hội phát triển vượt trội. Dưới đây là những vai trò tiêu biểu:

Đảm bảo nguồn cung ổn định

Mua hàng kịp thời, đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp tránh đứt gãy chuỗi cung ứng. Đặc biệt với các ngành sản xuất, nếu nguyên vật liệu bị thiếu, cả dây chuyền sẽ bị đình trệ, gây tổn thất lớn về thời gian và chi phí.

Tối ưu chi phí

Một nhân viên thu mua chuyên nghiệp không chỉ chọn đúng sản phẩm, mà còn biết cách thương lượng để tối ưu giá thành, điều kiện thanh toán và vận chuyển. Đây chính là điểm tạo ra biên lợi nhuận tốt hơn mà không cần tăng giá bán đầu ra.

Kiểm soát chất lượng từ đầu vào

Chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra luôn bắt nguồn từ đầu vào. Mua hàng đúng nguồn, chọn nhà cung cấp uy tín chính là cách kiểm soát chất lượng hiệu quả mà doanh nghiệp không cần xử lý sai sót sau này.

Tăng cường hiệu quả quản trị

Quy trình mua hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro tốt hơn, dễ dàng kiểm tra – giám sát và tránh thất thoát. Ngoài ra, nó còn góp phần tạo ra tính minh bạch trong nội bộ.

Củng cố quan hệ trong chuỗi cung ứng

Mua hàng không đơn thuần là giao dịch. Đó còn là một quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán lâu dài, giúp doanh nghiệp có vị thế tốt hơn trên thị trường, đặc biệt là khi có biến động nguồn cung.

Các phương thức mua hàng phổ biến hiện nay

Tùy theo ngành nghề, quy mô và mục tiêu, doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương thức mua hàng khác nhau. Một số phương thức chính bao gồm:

• Mua hàng trực tiếp (Direct purchasing): Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, đàm phán và đặt hàng mà không qua trung gian. Phương thức này giúp tiết kiệm chi phí, nhưng cần đội ngũ có kinh nghiệm và khả năng đánh giá đối tác.
• Mua hàng qua đại lý hoặc sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để tiếp cận nguồn hàng phong phú, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đánh giá. Tuy nhiên, chi phí có thể cao hơn và cần kiểm soát rủi ro từ bên trung gian.
• Mua hàng trong nước vs. Mua hàng quốc tế: Khi cần chi phí rẻ, mẫu mã đa dạng, doanh nghiệp thường lựa chọn mua hàng Trung Quốc hoặc từ các quốc gia khác. Ngược lại, mua hàng trong nước giúp dễ kiểm soát chất lượng và thời gian giao hàng.
• Mua theo hợp đồng dài hạn vs. Mua sắm đơn lẻ: Hợp đồng dài hạn phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu ổn định, còn mua đơn lẻ thích hợp cho các sản phẩm đặc thù, phát sinh theo thời điểm.

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Một quy trình mua hàng bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro trong vận hành. Đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh cao như hiện nay, việc chuẩn hóa quy trình mua hàng là nền tảng để tối ưu chuỗi cung ứng và kiểm soát tốt chất lượng đầu vào. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình này:

Xác định nhu cầu mua hàng

Quá trình này thường bắt đầu khi một phòng ban trong doanh nghiệp – như sản xuất, marketing hoặc hành chính – phát sinh nhu cầu sử dụng một loại nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Việc xác định rõ số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, ngân sách và thời gian cần hàng là bước nền quan trọng giúp đảm bảo hoạt động mua hàng diễn ra hiệu quả, chính xác và đúng mục tiêu.

Lập yêu cầu mua hàng (Purchase Request)

Khi nhu cầu đã được xác định, bộ phận có liên quan sẽ gửi đề nghị mua hàng đến phòng thu mua hoặc bộ phận procurement. Lúc này, nhân viên mua hàng sẽ rà soát lại các thông tin được cung cấp: mô tả mặt hàng, số lượng, ngày cần, và ngân sách dự kiến. Nếu thông tin đầy đủ và phù hợp, quy trình sẽ được tiếp tục. Nếu có sai sót hoặc chưa rõ ràng, nhân viên thu mua cần phối hợp để điều chỉnh.

Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Đây là giai đoạn quyết định đến chất lượng và hiệu quả lâu dài. Nhân viên thu mua hoặc bộ phận purchasing sẽ tiến hành khảo sát thị trường, so sánh giữa các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên nhiều yếu tố: giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, năng lực tài chính, uy tín trên thị trường và chế độ bảo hành, đổi trả.

Đối với các doanh nghiệp đã có sẵn danh sách nhà cung cấp, bước này có thể rút gọn bằng cách sử dụng bảng đánh giá định kỳ để lựa chọn đơn vị phù hợp nhất cho từng đơn hàng cụ thể.

Đàm phán và ký kết hợp đồng/đơn đặt hàng

Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn thương lượng điều khoản mua bán. Bao gồm: giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, quy định xử lý khi có sai lệch, và chính sách hỗ trợ sau bán hàng.

Một hợp đồng hoặc đơn đặt hàng rõ ràng, chi tiết sẽ là cơ sở pháp lý để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh được các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện.

Theo dõi tiến độ và nhận hàng

Sau khi hợp đồng được ký kết, nhiệm vụ của nhân viên thu mua chưa kết thúc. Họ cần tiếp tục theo dõi tiến độ thực hiện của nhà cung cấp, đảm bảo giao hàng đúng thời gian, đúng số lượng và chất lượng cam kết. Khi hàng được giao đến kho, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nghiệm thu và lưu trữ.

Trong trường hợp phát hiện lỗi hoặc không đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần nhanh chóng làm việc lại với nhà cung cấp để xử lý, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất.

Thanh toán và đánh giá hiệu quả

Khi mọi điều kiện trong hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán theo phương thức đã thỏa thuận. Đồng thời, bộ phận mua hàng cũng cần tổng kết lại quá trình giao dịch, đánh giá hiệu quả đơn hàng dựa trên các tiêu chí: thời gian, chi phí, chất lượng, sự phối hợp và mức độ hài lòng nội bộ.

Việc lưu trữ hồ sơ và báo cáo chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để điều chỉnh chiến lược mua hàng và nâng cao hiệu quả cho các lần giao dịch tiếp theo.

Những thách thức trong quá trình mua hàng

Dù được chuẩn hóa, hoạt động mua hàng vẫn tiềm ẩn không ít khó khăn:

• Thiếu thông tin từ nội bộ khiến đơn hàng không sát nhu cầu thực tế.
• Gian lận trong thu mua, lựa chọn nhà cung cấp theo cảm tính.
• Không đánh giá lại sau mỗi đơn hàng, dẫn đến lặp lại sai lầm.
• Không cập nhật xu hướng thị trường, bỏ lỡ cơ hội tiếp cận nguồn hàng tốt hơn.
• Thiếu phần mềm quản lý mua hàng, gây thất thoát và thiếu minh bạch.

Để giải quyết, doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân viên thu mua và thường xuyên rà soát quy trình.

Mua hàng Trung Quốc – Lựa chọn tối ưu cùng Giang Huy Logistics

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn mua hàng từ Trung Quốc nhờ giá rẻ, mẫu mã đa dạng và nguồn hàng phong phú. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, quá trình mua dễ gặp rủi ro: hàng kém chất lượng, giao hàng chậm, không đàm phán được giá tốt…

Giang Huy Logistics là đơn vị uy tín đồng hành cùng hàng nghìn khách hàng cả cá nhân & Doanh nghiệp. Dịch vụ của Giang Huy:

• Tư vấn nguồn hàng tận gốc từ các sàn như Taobao, 1688, Tmall…
• Hỗ trợ đàm phán và kiểm tra độ uy tín nhà cung cấp
• Dịch vụ ký gửi hàng hóa và vận chuyển trọn gói về Việt Nam
• Giải pháp đặt hàng nhanh chóng, theo dõi minh bạch, giá cả công khai

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, Giang Huy không chỉ là đơn vị vận chuyển – chúng tôi là đối tác đồng hành trong hoạt động mua hàng và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Hiểu rõ mua hàng là gì? Vai trò của mua hàng đối với doanh nghiệp sẽ giúp công ty tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu quy trình mua hàng, đừng ngần ngại liên hệ với Giang Huy để được tư vấn chuyên sâu!