Nhập khẩu là gì? Quy trình và các bước nhập khẩu hàng hóa

Nhập khẩu là gì? Nếu bạn đang tìm hiểu về quy trình nhập khẩu và cách thức thực hiện hiệu quả, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về tất cả các bước quan trọng. Từ việc nhập hàng, quy trình nhập kho cho đến các thủ tục pháp lý như XNK, bạn sẽ biết được cách tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và làm sao để tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp. Hãy cùng Giang Huy khám phá những thông tin hữu ích dưới đây để hiểu rõ hơn về hoạt động nhập khẩu và dịch vụ XNK qua đường biên giới quốc gia.

Nhập khẩu hàng hóa là gì? Toàn bộ khái niệm về nhập khẩu

Nhập khẩu là hoạt động đưa hàng hóa hoặc dịch vụ từ nước ngoài vào lãnh thổ quốc gia nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng hoặc sản xuất. Đây là một phần quan trọng trong giao thương quốc tế, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tiếp cận sản phẩm đa dạng, công nghệ tiên tiến và nguồn nguyên liệu phù hợp.

Bản chất của nhập khẩu không đơn thuần là mua hàng từ nước ngoài. Nó còn là sự phối hợp giữa nhiều khâu: từ tìm nguồn cung, giao dịch về hàng hóa, vận chuyển, thông quan cho đến đưa hàng vào kho nội địa. Với bối cảnh toàn cầu hóa, nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong việc phát triển chuỗi cung ứng linh hoạt, tối ưu chi phí sản xuất và mở rộng thị trường thông qua các dịch vụ qua đường biên giới quốc gia ngoài nước vào trong nước.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ A-Z

Một quy trình nhập khẩu hàng hóa rõ ràng và bài bản sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí vận hành. Dưới đây là các bước phổ biến trong hoạt động nhập hàng:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa dự định nhập khẩu, bao gồm:

• Mã HS (Harmonized System): Mã số hàng hóa theo hệ thống phân loại quốc tế, giúp xác định thuế suất và các chính sách liên quan.​Trung tâm WTO
• Chính sách quản lý: Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu, hạn chế nhập khẩu hay cần giấy phép đặc biệt không.​
• Kiểm tra chuyên ngành: Xác định xem hàng hóa có cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hay các yêu cầu kỹ thuật khác trước khi thông quan.

Bước 2: Khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp thông qua website, hội chợ hoặc nền tảng thương mại điện tử quốc tế. Việc xác minh uy tín và năng lực giao hàng là bước đầu tiên để đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ nhập hàng.

Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng các điều khoản quan trọng:

• Giá cả và điều kiện thanh toán: Thỏa thuận về giá sản phẩm, phương thức và thời hạn thanh toán.​
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Xác định trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua trong quá trình vận chuyển.​
• Thời gian giao hàng: Đặt ra thời hạn cụ thể để đảm bảo kế hoạch kinh doanh.​
• Chính sách bảo hành và khiếu nại: Quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên trong trường hợp hàng hóa có vấn đề.

Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi hàng được vận chuyển, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Các giấy tờ khác: Giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chất lượng, kiểm dịch nếu cần thiết.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chi tiết về giao dịch mua bán.​
• Phiếu đóng gói (Packing List): Thông tin về cách thức đóng gói hàng hóa.​
• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ vận chuyển hàng hóa. ​Công Ty Cổ Phần LEC Group
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Xác nhận nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan nếu có.​

Bước 5: Nhận thông báo hàng đến và đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu cần)

Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice). Nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành, cần đăng ký với cơ quan chức năng để thực hiện kiểm tra trước khi thông quan.

Bước 6: Khai và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS, cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng. Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết, thông quan nhanh.​
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung chứng từ.​
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa và hồ sơ.

Bước 7: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nộp thuế, doanh nghiệp nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để lấy hàng.

Bước 8: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Đã khai và được hệ thống phân luồng.​
• Chứng từ thương mại: Hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn.​
• Giấy phép và chứng nhận: Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.​
• Chứng từ vận chuyển: Lệnh giao hàng, biên lai vận chuyển.​

Bước 9: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Doanh nghiệp nộp các loại thuế và phí liên quan:

• Thuế nhập khẩu: Tùy theo mã HS và chính sách thuế hiện hành.​
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng theo quy định.​
• Các loại thuế khác: Thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường nếu có.​

Sau khi nộp thuế và hoàn tất kiểm tra (nếu có), hàng hóa được thông quan.

Bước 10: Đưa hàng về kho và kiểm tra

Hàng hóa sau khi thông quan được vận chuyển về kho của doanh nghiệp. Tại đây, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và lưu trữ theo quy định.

Bước 11: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu để phục vụ cho việc kiểm tra, quyết toán thuế và các yêu cầu pháp lý khác trong tương lai.

Xem thêm: Order là gì? Tất tần tật về khái niệm order trong kinh doanh hiện đại

Các hình thức nhập khẩu hàng hóa phổ biến

Thế nào là nhập hàng? và quy trình nhập hàng hóa như thế nào? Dưới đây là những hình thức nhập khẩu đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay:

• Nhập khẩu trực tiếp:
  Doanh nghiệp tự đứng tên trên các chứng từ và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài. Hình thức này mang lại sự chủ động cao nhưng đòi hỏi có kiến thức chuyên sâu về XNK.
• Nhập khẩu ủy thác:
  Doanh nghiệp thuê một bên trung gian (công ty dịch vụ) đứng ra nhập hàng. Phù hợp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc chưa có mã số xuất nhập khẩu riêng.
• Nhập khẩu gia công:
  Doanh nghiệp đặt gia công sản phẩm từ nước ngoài, sau đó nhập kho tại Việt Nam. Hình thức này thường áp dụng trong ngành dệt may, giày dép, cơ khí…
• Nhập khẩu tạm thời tái xuất:
  Áp dụng cho hàng hóa mang tính chất tạm thời như hàng triển lãm, sửa chữa, thử nghiệm… Sau một thời gian, hàng sẽ được xuất trả lại đối tác nước ngoài.

Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa

Dù đã nắm rõ quy trình, nhưng để đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý đến một số điểm sau:

• Nghiên cứu kỹ thị trường
  Mỗi quốc gia có quy định riêng về xuất nhập khẩu. Việc tìm hiểu thị trường, chính sách thuế quan và các rào cản thương mại sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có.
• Kiểm tra giấy tờ, chứng từ đầy đủ
  Các loại chứng từ như CO, CQ, hóa đơn thương mại, vận đơn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hàng bị lưu kho lâu, phát sinh chi phí lưu bãi.
• Tối ưu chi phí vận chuyển
  Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và phương thức vận tải phù hợp (đường biển, hàng không, đường bộ) sẽ giúp giảm thiểu chi phí logistics. Đồng thời, đàm phán điều kiện giao hàng (Incoterms) có lợi cũng góp phần tối ưu ngân sách.
• Kiểm soát rủi ro pháp lý
  Luôn cập nhật các quy định mới nhất về hải quan, chính sách nhập khẩu để tránh vi phạm pháp luật. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên mua bảo hiểm hàng hóa để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Nhập khẩu hàng hóa dễ dàng, hiệu quả cùng Giang Huy Logistics

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nhập khẩu tối ưu, Giang Huy Logistics chính là đối tác đáng tin cậy. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, chúng tôi giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm.

✅ Tư vấn chuyên sâu về thủ tục pháp lý, lựa chọn nguồn hàng uy tín.
✅ Xử lý trọn gói thủ tục hải quan, đảm bảo thông quan nhanh chóng.
✅ Vận chuyển đa phương thức (sea/air/road) linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
✅ Minh bạch chi phí, tối ưu hóa ngân sách logistics.
✅ Hỗ trợ quản lý kho bãi, đảm bảo hàng hóa an toàn, đúng tiến độ.

Chúng tôi cam kết mang lại giải pháp nhập khẩu hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tăng trưởng doanh thu bền vững.

Giờ thì bạn đã hiểu rõ nhập khẩu là gì và những bước cần thiết để thực hiện hiệu quả. Nếu bạn muốn tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và yên tâm về thủ tục hải quan, Giang Huy Logistics chính là đối tác đáng tin cậy giúp bạn nhập hàng dễ dàng – nhanh chóng – không lo rủi ro. Liên hệ ngay với Giang Huy để được tư vấn miễn phí!