Tìm hiểu quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa từ A-Z

Khi có nhu cầu vận chuyển hay xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu. Điều này nhằm giúp các doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian cũng như chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ cần thiết để quá trình xét duyệt hải quan xuất khẩu hàng hóa được thuận lợi. Hãy cùng Giang Huy Logistics tìm hiểu chi tiết về quy trình thủ tục khai hải quan hàng xuất khẩu cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này trong bài viết dưới đây.

Thế nào là thủ tục hải quan xuất khẩu?

Theo Luật Hải Quan năm 2014 có quy định rõ, thủ tục hải quan là công việc bắt buộc của người khai hải quan và các công chức hải quan phải làm đối với những loại hàng hóa hay phương tiện vận tải. Trong đó, mục tiêu của thủ tục này nhằm đảm bảo hàng hóa cũng như các phương tiện vận tải vận chuyển hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới đúng theo quy định pháp luật.

Tại sao cần phải thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu?

Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao thương hàng hóa quốc tế. Cụ thể, mục đích của quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm:

• Đảm bảo an ninh quốc tế và kiểm soát chặt chẽ chất lượng, giá cả hàng hóa.
• Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam không thuộc trong danh sách các loại hàng bị cấm xuất khẩu.
• Căn cứ để Nhà nước tính toán và thu thuế.

Hướng dẫn quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Thông thường, các bước thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu khá phức tạp và yêu cầu nhiều giấy tờ, chứng từ khác nhau. Do đó, các doanh nghiệp sẽ tham khảo trước về các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài nhanh chóng và hợp pháp. Giang Huy chia sẻ quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu gồm 6 bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Xác định loại hàng xuất khẩu

Các doanh nghiệp cần tìm hiểu trước về quy định phân loại hàng hóa để xác định hàng hóa cần xuất khẩu nằm ở nhóm nào, tránh tình trạng xuất khẩu phải mặt hàng bị cấm gây mất thời gian, tiền bạc và công sức. Theo Nghị định số 69/2018/NĐ – CP năm 2018 của Chính phủ có quy định về phân loại các hàng hóa xuất khẩu như sau:

• Hàng hóa thương mại thông thường: Đây là nhóm hàng không bị cấm xuất khẩu và thủ tục xét duyệt hàng hóa cũng không quá rườm rà, phức tạp.
• Hàng hóa bị cấm: Nhóm hàng không được phép xuất khẩu ra thị trường nước ngoài.
• Hàng hóa cần xin giấy phép xuất khẩu: Nhóm hàng này được yêu cầu có giấy phép đầy đủ theo quy định để được xuất khẩu ra nước ngoài, cụ thể một số mặt hàng như: thuốc tân dược, động thực vật, mẫu khoáng sản, gỗ, mỹ phẩm, ổ đĩa cứng,…
• Hàng hóa phải đóng thuế xuất khẩu: Đây là nhóm hàng yêu cầu phía doanh nghiệp hay nhà kinh doanh đóng thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật để được cấp phép xuất khẩu ra nước ngoài.
• Hàng hóa xuất khẩu theo từng hạn ngạch: Nhóm hàng hóa này sẽ bị hạn chế về số lượng, khối lượng hoặc giá trị nhất định khi vận chuyển ra thị trường nước ngoài.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương hay còn được gọi với tên tiếng Anh là Sale Contract – loại hợp đồng thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Trong đó, nội dung được trình bày trong hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin như: tên mặt hàng, số lượng, giá cả, phương thức đóng gói, điều kiện giao hàng, một số thỏa thuận khác giữa bên mua và bán,…

Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu

Khi đã ký kết hợp đồng Sale Contract, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu để tiến hành thủ tục thông quan. Dưới đây là những loại giấy tờ xuất khẩu hàng hóa quan trọng cần phải có:

• Hợp đồng ngoại thương – Sale Contract.
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice.
• Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing List.
• Lưu khoang hay giấy lưu cước ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu hàng hóa của chủ doanh nghiệp – Booking note.
• Phơi phiếu xác nhận container vận chuyển hàng đã hạ cảng.
• Một số loại giấy tờ khác tùy theo từng loại mặt hàng xuất khẩu.

Bước 4: Khai báo và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu

Tại bước này, nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào những số liệu trong bộ chứng từ hàng xuất khẩu của doanh nghiệp để tiến hành khai báo hải quan, nhập dữ liệu vào phần mềm khai báo điện tử. Riêng đối với những doanh nghiệp lần đầu thực hiện thủ tục khai báo hàng xuất khẩu thì cần thực hiện thêm những công việc như sau:

• Mua chữ ký số từ các công ty uy tín như VNPT, Viettel, Thái Sơn hay BKAV,…
• Tiến hành đăng ký chữ ký số với Tổng cục hải quan qua hệ thống VNACCS.
• Tải về và cài đặt ứng dụng khai báo hải quan điện tử.
• Khi đã cài đặt phần mềm khai báo, doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin chính xác về lô hàng trên ứng dụng và truyền tờ khai hải quan. Tiếp theo, tiến hành in tờ khai và mang đến chi cục hải quan để tiếp tục quá trình xét duyệt hàng xuất khẩu.

Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan cho hàng xuất khẩu

Khi doanh nghiệp đã in tờ khai báo hải quan điện tử và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đến nộp tại chi cục hải quan, bộ hồ sơ sẽ được phân ra làm 3 luồng bao gồm: luồng xanh, luồng đỏ và luồng vàng. Trong đó, tại mỗi kết quả phân luồng hồ sơ sẽ có những yêu cầu về giấy tờ bổ sung khác nhau, cụ thể như sau:

• Tờ khai luồng xanh: Đối với kết quả ra luồng xanh, hàng hóa được chấp nhận thông quan điện tử ngay khi gửi truyền tờ khai và doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm: phơ hạ vàng, tờ mã vạch in từ trang web của Tổng cục hải quan và phí hạ tầng (áp dụng cho cảng Hải Phòng). Tiếp theo, bộ phận hải quan sẽ ký nháy hoặc đóng dấu nội bộ mặt sau tờ khai. Lúc này, doanh nghiệp có thể mang tờ khai nộp cho bên hãng tàu.
• Tờ khai luồng vàng: Nếu kết quả phân luồng là vàng thì doanh nghiệp phải chuẩn bị các hồ sơ giấy theo Thông tư số 38 đã sửa đổi bởi Thông tư 39 và mang đầy đủ bộ hồ sơ đến chi cục hải quan để kiểm tra.
• Tờ khai luồng đỏ: Khi kết quả hồ sơ trả về là luồng đỏ, bộ phận hải quan sẽ kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Trong đó, hàng hóa sẽ được kiểm tra bằng máy soi chuyên dụng hoặc nhân viên hải quan yêu cầu mở container tiến hành kiểm tra thủ công. Mục đích của việc kiểm hàng hóa này nhằm xác định hàng hóa có đúng như hồ sơ đã cung cấp. Nếu kết quả kiểm tra giống với tờ khai thì hồ sơ cần chuẩn bị xét duyệt hàng xuất khẩu sẽ tương tự kết quả luồng xanh. Đối với trường hợp hàng thực tế có khác biệt nhỏ thì doanh nghiệp phải chỉnh sửa lại tờ khai hàng hóa. Trường hợp sai sót quá lớn thì khả năng doanh nghiệp sẽ đóng phạt hành chính hoặc hàng bị cấm xuất khẩu.

Bước 6: Thông quan, thanh lý tờ khai hải quan

Doanh nghiệp tiến hành nộp lại tờ khai cùng một tờ in mã vạch cho hãng tàu vận chuyển khi tờ khai đã được thông quan và hàng hóa đã được kiểm duyệt bởi bộ phận hải quan. Mục đích của điều này để hãng tàu có thể làm thủ tục xác nhận thực tế hàng xuất khẩu với bộ phận hải quan giám sat khi hàng đã được mang lên tàu.

Các lỗi thường gặp khi thực hiện quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu, một số doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thường dễ phạm phải những sai sót khiến cho quá trình xét duyệt hàng xuất khẩu mất nhiều thời gian. Dưới đây là một số lỗi cũng như lưu ý quan trọng trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu:

• Thông tin khai báo trên phần mềm khai báo hải quan điện tử bị sai: Một số thông tin đã khai báo trên ứng dụng khai báo điện tử sẽ không được phép chỉnh sửa hay bổ sung. Do đó, bạn cần phải thực hiện khai báo lại tờ mới tốn nhiều thời gian.
• Khai báo sai mã HS Code mặt hàng xuất khẩu: Khi tiến hành khai báo hải quan, người khai cần hiểu rõ các quy tắc xác định HS Code để tránh việc nhập sai mã gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
• Các thông tin trên bộ chứng từ không khớp với nhau: Việc thiếu sự cẩn thận và kiểm tra kỹ càng khiến cho các thông tin trên các giấy tờ chứng từ bị sai lệch như sai về số lượng, điều kiện giao hàng, trọng lượng, lỗi chính tả,… Điều này khiến cho hồ sơ bị xét duyệt lâu hoặc bị phạt hành chính do hàng thực tế không khớp với thông tin đã được khai báo.
• Lỗi đóng gói hàng hóa: Việc đóng gói hàng hóa không đúng quy cách như thiếu tem nhãn xuất xứ, ngày sản xuất hay hạn sử dụng,… rất dễ bị hải quan yêu cầu mở hàng kiểm tra khiến cho quá trình xuất khẩu hàng không được nhanh chóng.

Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín tại Giang Huy

Giang Huy là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Logistics chuyên cung cấp dịch vụ đặt hàng Trung Quốc và vận chuyển hàng Trung – Việt, ký gửi hàng hóa đi Trung Quốc. Khi sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu tại đơn vị, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích bao gồm:

• Hỗ trợ thực hiện quy trình thủ tục hải quan và các thủ tục liên quan giúp việc vận chuyển xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài nhanh chóng.
• Hàng hóa được đóng gói cẩn thận và đúng theo quy cách, giao hàng đến tận nơi an toàn, đúng thời gian.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng và giải đáp mọi thắc mắc.

Trên đây, Giang Huy đã tổng hợp thông tin chi tiết về quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu và các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này. Việc thực hiện thủ tục hải quan hàng xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là yêu cầu bắt buộc và cần phải thực hiện theo quy định của nhà nước. Điều này đóng vai trò quan trọng nhằm giúp kiểm soát và quản lý chặt chẽ tình trạng giao thương hàng hóa ổn định trong nước và quốc tế. Để đơn giản hóa các thủ tục hải quan trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Giang Huy, chúng tôi sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện mọi thủ tục, tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tiền bạc.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH MTV XUẤT NHẬP KHẨU GIANG HUY

Địa chỉ: Số 31 đường Na Làng, tổ 2, khối 2, thị trấn Cao Lộc, huyện Cao Lộc, Lạng Sơn

Tổng đài CSKH: 1900 3304

Hotline: 0989 54 34 64 – 0965 54 54 64

Email: cskh@gianghuy.com

Website: https://gianghuy.com