Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết từ A-Z

Xuất khẩu là một trong những khía cạnh quan trọng, góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của đất nước. Không chỉ vậy, thông quá hoạt động này các doanh nghiệp còn có thể mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Chính vì thế, việc nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu những rủi ro khi thông quan kiện hàng ra thị trường nước ngoài. Trong bài viết này, Giang Huy sẽ cung cấp thông tin về quy trình xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp chi tiết.

Xuất khẩu hàng hóa là gì?

Xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng từ quốc gia này đến một quốc gia khác nhằm mục đích buôn bán hoặc sử dụng. Công đoạn này sẽ được thực hiện bởi các cá nhân hay doanh nghiệp có nhu cầu thị trường hoặc sản xuất ở một quốc gia và bán hàng hóa cho quốc gia khác. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ bao gồm các bước như chuẩn bị hàng, đóng gói, vận chuyển, thông quan và cuối cùng là giao hàng cho người nhận.

Có thể nói, việc xuất khẩu hàng hóa là một hoạt động thương mại vô cùng quan trọng vì chúng mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho đất nước. Không chỉ vậy, các hoạt động xuất nhập khẩu góp phần tạo ra việc làm, thúc đẩy quan hệ thương mại song phương giữa các quốc gia và quảng cáo sản phẩm, dịch vụ đến thị trường quốc tế.

Xem thêm: Những nguồn hàng Trung Quốc xuất khẩu đơn giản, chất lượng

Hồ sơ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm có gì?

Hồ sơ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là một trong những tài liệu quan trọng, quyết định đến việc thông quan hàng hóa có thành công hay không. Để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, các doanh nghiệp cần nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết, cụ thể như sau:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại hoặc các chứng từ khác có giá trị tương đương đối với trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành theo quy định 
• Giấy phép xuất khẩu hoặc Giấy tờ cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền đối với kiện hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép.
• Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy tờ chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành. 
• Trong trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực thì doanh nghiệp chỉ cần nộp 01 lần chi cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên.
• Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chụp hay bản chính, thì doanh nghiệp được nộp bản chụp.
• Giấy tờ chứng từ chứng minh doanh nghiệp có đủ điều kiện xuất khẩu kiện hàng hóa theo quy định của pháp luật (Nộp 01 lần khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên).
• Hợp đồng ủy thác đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu lô hàng thuộc diện phải có Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, Giấy phép xuất khẩu hoặc các chứng từ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện xuất khẩu kiện hàng theo quy định của pháp luật, mà bên nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của bên giao ủy thác.

Chi phí liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Trong quá trình thực hiện thủ tục, doanh nghiệp sẽ phải chịu một số chi phí nhất định. Dưới đây là một số khoản phí liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đầy đủ. 

Thuế xuất khẩu

• Thuế xuất khẩu: Nếu kiện hàng thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế xuất khẩu, thì doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế xuất khẩu. Trong trường hợp hàng hóa không thuộc danh mục này thì không cần chịu thuế xuất khẩu.
• Thuế VAT: Theo quy định pháp luật hiện hành, thuế VAT (Thuế giá trị gia tăng) đối với hàng hóa xuất khẩu là 0%.

Chi phí vận chuyển

Tùy tính chất của hàng hóa mà doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển theo đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt,… Chính vì thế, chi phí vận chuyển kiện hàng sẽ có quan hệ mật thiết với phương tiện và thời gian vận chuyển. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phải chi trả khoản phí như:

• Phí vận chuyển lô hàng từ kho/nhà máy ra đến cảng.
• Chi phí local charge tại cảng như sắp xếp hàng hóa, nâng/hạ hàng hóa, phí seal, THC,…
• Các khoản phí liên quan đến việc thông quan, vận chuyển quốc tế (nếu bán theo term CNF), chi phí giao hàng nước ngoài (nếu bán theo DDP, DDU),…
• Phí bảo hiểm, khoản phí kiểm dịch, chi phí làm C/O.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đầy đủ và chi tiết nhất

Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa để đảm bảo việc thông quan lô hàng được diễn ra thuận lợi nhất, cụ thể như sau:

Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ càng bởi vì công đoạn này là khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Cụ thể, doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh và tìm ra các phương pháp kiểm tra, tính giá hàng xuất nhập khẩu. 

Tiếp đến, cả hai bên sẽ cùng ngồi xuống và cùng nhau đàm phán các nội dung, yêu cầu cần có trong giao dịch xuất nhập khẩu. Các thông tin quan trọng trong hợp đồng cần đàm phán sẽ bao gồm giá cả, hình thức thanh toán, quy định đóng gói hàng, phí dịch vụ, giao hàng,… Khi hai bên cùng đồng ý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương.

Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nếu kiện hàng thuộc danh mục phải xin giấy phép, thì chủ nguồn hàng sẽ phải làm việc với cơ quan để xin cấp giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật. Lúc này, doanh nghiệp sẽ tiến hành xin giấy phép dưới dạng xin một lần để sử dụng cho nhiều lần. Công đoạn xin giấy phép xuất khẩu rất quan trọng và mất thời gian nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu kiện hàng được bán theo điều kiện CIF, thì người thực hiện thủ tục xuất khẩu cần liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tốt nhất khi vận chuyển hàng hóa. Với những lô hàng được bán theo điều kiện FOB, thì doanh nghiệp không cần liên hệ hãng tàu mà người nhận hàng sẽ là người đặt tàu.

Để lấy container rỗng tại cảng, thì doanh nghiệp sau khi xuất CIF cần ra cảng để đổi lấy Booking confirmation, nhằm xác nhận với hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Nếu doanh nghiệp xuất bằng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport confirmation để đổi lấy Booking và sau đó làm tương tự với CIF.

Chuẩn bị hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa

Sau khi khách hàng đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp cần lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng. Khi đã có Booking, doanh nghiệp cần lên kế hoạch lấy container để đóng hàng lần thứ 2 trước khi tiến hành niêm seal.

Đóng gói hàng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

• Đóng gói hàng hóa tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, nhân viên tại nhà máy để đóng gói hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý cung cấp đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng về trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển, tên mặt hàng,… 
• Đóng gói hàng tại cảng: Quy trình này khá tương đồng với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, công đoạn đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều tài liệu, giấy tờ và thủ tục hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ mất thêm chi phí thuê nhân viên tại cảng để đóng hàng.

Mua bảo hiểm cho lô hàng vận chuyển

Phương thức vận chuyển hàng hóa nào cũng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro không thể tránh khỏi. Do đó, việc mua bảo hiểm cho kiện hàng là việc làm vô cùng cần thiết để đề phòng những trường hợp không may có thể xảy ra đối với hàng hóa. Tùy thuộc vào giá trị hàng hóa mà hạn mức mua bảo hiểm sẽ có sự khác biệt. Với những mặt hàng thông thường, mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị kiện hàng hóa. Đối với những lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì không cần phải mua bảo hiểm.

Thực hiện các thủ tục hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

Tiếp đến trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa một cách hợp pháp, công đoạn này bao gồm các bước sau đây:

• Chuẩn bị hồ sơ để mở tờ khai hải quan.
• Dựa theo những thông tin được cung cấp, đăng ký viên sẽ mở tờ khai để nhập liệu thông tin và trình cho lãnh đạo hải quan ký để thông quan lô hàng. Theo đó, nếu kiện hàng không có bất kỳ vấn đề nào sẽ được vào luồng xanh, nếu lô hàng thuộc diện cần kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
• Đóng phí để làm các thủ tục hải quan.
• Lấy tờ khai từ bộ phận hải quan.
• Trình tờ khai đã hoàn thiện để nhân viên cảng kiểm tra container và seal. Sau đó, container sẽ được hệ thống cảng tiếp nhận.
• Khi container được cảng tiếp nhận sẽ được vào sổ tàu, lúc này nhân viên giao nhận sẽ phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
• Sau khi lô hàng đã được giao cho khách, thì nhân viên giao nhận cần phải làm thực xuất cho lô hàng với các giấy tờ sau:
  • 01 bản chính, 01 bản sao Tờ khai hải quan
  • 01 bản chính Commercial Invoice
  • Vận đơn đường biển hay còn gọi là Bill tàu

Thanh toán tiền hàng

Công đoạn cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa chính là thanh toán tiền hàng. Cụ thể, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm các giấy tờ sau:

• Hóa đơn thương mại – Commercial invoice.
• Phiếu đóng gói – Packing list.
• Vận đơn đường biển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O.
• Giấy chứng nhận khử trùng.

Trong trường hợp thanh toán tiền hàng bằng L/C thì cần phải nộp bộ chứng từ trên tới ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, việc xuất khẩu hàng hóa trở thành một hoạt động quan trọng trong việc giao thương, buôn bán quốc tế. Để quy trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Nghiên cứu thị trường đích: Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ về thị trường mục tiêu, bao gồm nhu cầu người tiêu dùng, quy định, chính sách thương mại,… trước khi tiến hành quy trình xuất khẩu hàng hóa. Đồng thời việc này cũng giúp doanh nghiệp xây dựng được những chiến lược phù hợp để tăng cường khả năng cạnh tranh. 
• Đảm bảo tuân thủ quy định xuất khẩu: Theo đó, doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với các cơ quan, tổ chức liên để tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan đến xuất khẩu hàng hóa. 
• Xác định phương thức vận chuyển phù hợp: Hiện nay có nhiều phương thức vận chuyển hàng hóa như đường hàng không, đường biển, đường bộ,… Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như thời gian, chi phí, yêu cầu từ khách hàng,… để chọn được phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa và thị trường đích
• Quản lý rủi ro và bảo hiểm: Doanh nghiệp cần xem xét việc mua bảo hiểm hàng hoá để giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn như mất mát, hư hỏng hoặc chậm trễ vận chuyển,…
• Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy: Việc tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các đối tác đáng tin cậy, có thể mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích về giá trị, chất lượng về lâu dài.
• Quản lý tài chính: Việc xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi quá trình đầu tư lớn về tài chính, chính vì thế doanh nghiệp cần xác định các nguồn tài chính có sẵn để đảm bảo quá trình xuất khẩu được hiệu quả.
• Chú trọng vào quản lý hợp đồng và văn bản pháp lý: Các hợp đồng mua bán và các thỏa thuận khác cần phải được lập thành văn bản rõ ràng, đầy đủ để tránh tranh chấp và hiểu lầm trong quá trình xuất khẩu.
• Theo dõi và đánh giá: Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất, thu thập phản hồi từ khách hàng và thực hiện các biện pháp cải tiến liên tục để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. 

Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín tại Giang Huy Logistics

Với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa, thì việc thực hiện các thủ tục hải quan sẽ là một thách thức không nhỏ. Trong tình huống này, việc sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ trở thành một giải pháp tối ưu và an toàn.

Giang Huy Logistics luôn tự hào là một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc uy tín, chất lượng tại thị trường Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Giang Huy cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất với giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng nhanh chóng. 

Không chỉ vậy, Giang Huy còn sở hữu đội ngũ nhân viên có chuyên môn, được đào tạo bài bản về các quy trình xuất khẩu hàng hóa. Theo đó, nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng những giải pháp xuất nhập khẩu phù hợp với loại hình hàng hóa, nhằm đảm bảo mọi giao dịch đều được thực hiện một cách suôn sẻ và nhanh chóng. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác xuất vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc hay vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả, hãy đến với Giang Huy Logistics.

Xem thêm: Dịch Vụ Nhập Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Uy Tín Tại Giang Huy

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước với nhiều thủ tục khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình này để đảm bảo việc xuất khẩu hàng hóa được thực hiện một cách suôn sẻ theo quy định của pháp luật. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác hỗ trợ xuất nhập khẩu hàng hóa đáng tin cậy, hãy chọn Giang Huy để tư vấn và hỗ trợ toàn diện.

CÔNG TY TNHH MTV XUẤT NHẬP KHẨU GIANG HUY

Địa chỉ: Số 31 đường Na Làng, tổ 2, khối 2, thị trấn Cao Lộc, huyện Cao Lộc, Lạng Sơn

Tổng đài CSKH: 1900 3304

Hotline: 0989 54 34 64 – 0965 54 54 64

Email: cskh@gianghuy.com

Website: https://gianghuy.com