Thủ tục hải quan là gì? Quy trình, thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa đã trở thành một phần quan trọng và phổ biến trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, trong đó Việt Nam. Mặc dù cụm từ “thủ tục hải quan” xuất hiện khá thường xuyên, nhưng không phải ai cũng hiểu đầy đủ về khái niệm này vì tính chuyên ngành và sự phức tạp của nó. Vậy chính xác thủ tục hải quan là gì? Quy trình thủ tục hải quan là gì? Hãy cùng cùng Giang Huy Logistics tìm hiểu thông tin chi tiết về thủ tục hải quan qua bài viết dưới đây.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là gì và thủ tục hải quan gọi là gì? Thủ tục hải quan hay còn gọi là Customs Procedures, là chuỗi các thủ tục được thực hiện nhằm giúp hàng hóa và phương tiện vận chuyển hàng hóa được nhập cảnh hoặc nhập khẩu vào một quốc gia cụ thể, cũng như xuất cảnh hoặc xuất khẩu ra khỏi quốc gia đó. Nói một cách đơn giản, nếu muốn đưa hàng hóa vào một quốc gia nào đó thì cần phải tuân theo các quy định thủ tục hải quan của quốc gia đó để hàng hóa được phân phối hợp pháp.

Nhiều người lầm tưởng cụm từ “thủ tục hải quan” sử dụng cho những người xuất nhập cảnh tại cửa khẩu hoặc sân bay quốc tế. Nhưng thực chất nó chỉ sử dụng cho hàng hóa và phương tiện vận chuyển thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu và không áp dụng cho người. Ở Việt Nam, thủ tục xuất nhập cảnh cho người sẽ do cơ quan an ninh hoặc đội biên phòng tại cửa khẩu thực hiện. Đối với hàng hóa sẽ thực hiện thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu (bao gồm cảng hàng không quốc tế, cảng biển quốc tế) hoặc Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu (đối với cảng nội địa).

Mục đích của việc làm thủ tục thông quan là gì?

Mục đích của các thủ tục hải quan là gì? Thực tế, việc thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan đối với hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc nhằm hai mục đích chính như sau:

• Là cơ sở để nhà nước xác định, tính và thu thuế xuất – nhập khẩu hàng hóa. Đây cũng chính là mục đích quan trọng nhất của thủ tục hải quan. Mọi loại hàng hóa nhập khẩu đều phải tính thuế nhằm đảm bảo tính cân bằng và ổn định của thị trường nói chung. 
• Thủ tục hải quan cũng được xem như một hoạt động đảm bảo an ninh, giúp quản lý hàng hóa và đảm bảo hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu vào quốc gia không thuộc danh sách hàng hóa cấm. Qua đó, ngăn chặn việc nhập khẩu các loại hàng hóa cấm như vũ khí, chất kích thích, cũng như xuất khẩu những đồ cổ quý hiếm hoặc động vật hoang dã có nguy cơ tuyệt chủng theo đường xuất khẩu chính ngạch.

Những ai cần khai hải quan?

Sau khi hiểu rõ khái niệm thủ tục hải quan là gì, các doanh nghiệp/cơ sở kinh doanh cũng cần biết những đối tượng nào cần phải thực hiện khai hải quan. Theo Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, những đối tượng sau đây được yêu cầu thực hiện việc khai báo hải quan:

• Các đại lý xuất nhập khẩu hàng hóa cần làm thủ tục hải quan.
• Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, chỉ trừ trường hợp chủ hàng hóa có yêu cầu khác.
• Chủ hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm cả thương nhân nước ngoài sẽ thực hiện thủ tục hải quan tại các đại lý chuyên làm thủ tục hải quan.
• Chủ phương tiện vận tải xuất, nhập cảnh hoặc quá cảnh, cũng như những người được ủy quyền bởi các chủ phương tiện này.
• Người được các chủ hàng hóa ủy quyền, trong trường hợp hàng hóa là quà biếu, quà tặng cá nhân, hành lý gửi trước hoặc gửi sau người xuất nhập cảnh.
• Những người chuyên cung cấp dịch vụ quá cảnh hàng hóa.

Hồ sơ thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là gì và cần chuẩn bị hồ sơ thủ tục như thế nào? Theo Điều 24 của Luật Hải quan 2014, hồ sơ hải quan bao gồm các chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan. Cụ thể:

• Tờ khai hải quan hoặc chứng từ dùng để thay thế tờ khai hải quan.
• Chứng từ có liên quan, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, người khai hải quan phải cung cấp hoặc xuất trình các tài liệu như chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), hóa đơn thương mại, vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, giấy phép xuất nhập khẩu cũng như các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Chứng từ hồ sơ hải quan sẽ là chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và đúng khuôn mẫu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan

Theo Điều 23 của Luật Hải quan 2014, thời hạn nộp hồ sơ hải quan được quy định cụ thể như sau:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp hồ sơ sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm người khai hải quan thông báo và thời hạn chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn nộp chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
• Đối với hàng hóa nhập khẩu, thời hạn nộp là trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu.
• Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 Luật Hải quan 2014.
  • Trường hợp phương tiện vận tải nhập cảnh và khai báo hải quan điện tử, ngày hàng hóa đến cửa khẩu là ngày phương tiện vận tải đến cửa khẩu theo thông báo của hãng vận tải trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
  • Trường hợp phương tiện vận tải làm thủ tục hải quan nhập cảnh theo phương thức thủ công, ngày hàng hóa đến cửa khẩu là ngày cơ quan hải quan đóng dấu lên bản khai hàng hóa nhập khẩu tại cảng dỡ hàng trong hồ sơ phương tiện vận tải nhập cảnh (đường biển, đường hàng không, đường sắt) hoặc ngày ghi trên tờ khai phương tiện vận tải qua cửa khẩu hoặc sổ theo dõi phương tiện vận tải (đường sông, đường bộ).

Quy trình làm thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan là gì và quy trình thực hiện thủ tục hải quan diễn ra như thế nào? Thực tế, quy trình làm thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu khá phức tạp và cần phải tuân theo quy định của cơ quan hải quan. Dưới đây là 9 bước cơ bản nhất trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu: 

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Trước tiên cần xác định loại hàng hóa nhập khẩu nằm trong diện nào, có nằm trong danh sách các loại hàng cấm hay không để áp dụng các quy định và thủ tục cụ thể. Các loại hàng hóa có thể được phân loại như sau:

• Hàng hóa thương mại thông thường: Đây là những lô hàng đủ điều kiện nhập khẩu và thực hiện thủ tục hải quan một cách dễ dàng.
• Hàng hóa trong danh sách cấm: Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng hóa cấm thì không được phép nhập khẩu để tránh vi phạm pháp luật. Các cá nhân/doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP có liệt kê các loại hàng này.
• Loại hàng hóa đặc biệt cần xin phép: Theo quy định tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP, một số loại hàng nhập khẩu cần phải có giấy phép trước khi về cảng. Nếu không hoàn thành thủ tục trước đó sẽ phát sinh thêm chi phí kho bãi trong quá trình chờ giấy phép.
• Loại hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy: Tương tự như loại hàng đặc biệt, trước khi hàng về cảng, đơn vị nhập khẩu cần làm các thủ tục công bố hợp chuẩn, hợp quy theo quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
• Loại hàng cần thực hiện kiểm tra chuyên ngành: Cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra mẫu hàng sau khi hàng hóa về cảng. Khi có kết quả kiểm tra, các thủ tục hải quan có thể được tiếp tục thực hiện.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, hợp đồng ngoại thương (sale contract) là loại hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận mua bán giữa hai bên. Bản hợp đồng này sẽ được yêu cầu cung cấp trong tất cả các bộ hồ sơ hải quan trong quá trình thông quan hàng hóa. Nội dung của hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm tên hàng hóa, số lượng hàng, cách đóng gói, trọng lượng hàng, giá thành của hàng hóa,…

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá

Để thông quan một lô hàng nhập khẩu, cần chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa bao gồm những giấy tờ cần thiết như sau:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
• Vận đơn lô hàng (Bill of Landing).
• Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List).
• Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O).
• Các giấy tờ liên quan khác.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Việc đăng ký kiểm tra chuyên ngành là bước quan trọng bắt buộc phải thực hiện nếu lô hàng nhập khẩu đang nằm trong danh sách cần phải kiểm tra. Sau khi có giấy báo hàng (Arrival Notice), việc đầu tiên chủ hàng cần làm là đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Thường thì bạn sẽ nhận được loại giấy này từ những hàng vận chuyển trước khi hàng hóa đến cảng khoảng 2 ngày.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi giấy báo hàng đã đến nơi, chủ hàng cần tiến hành lên tờ khai hải quan. Để thực hiện việc này, điều kiện cần là phải có chữ ký số và đăng ký chữ ký số này với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Trước đây, việc lên tờ khai phải đến chi cục hải quan, nhưng hiện nay quy trình này đã được đơn giản hóa và có thể thực hiện trên hệ thống VNACCS của Tổng Cục Hải Quan.

Khi điền tờ khai, cần đảm bảo điền đầy đủ và chính xác thông tin đã được liệt kê. Nếu không có kinh nghiệm, giải pháp tốt nhất là sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói để được hỗ trợ và hạn chế tối đa những sai sót. Sau khi tờ khai đã được hoàn tất và truyền đi, hệ thống sẽ tự động cấp số nếu thông tin đã chính xác và đầy đủ. Cuối cùng là chờ kết quả trả về từ hệ thống trước khi tiến hành bước tiếp theo trong quá trình thông quan.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (Delivery Order) là chứng từ được phát hành bởi các công ty vận chuyển hoặc hãng tàu. Vậy nên để có thể lấy được lệnh giao hàng, chủ hàng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Bản sao căn cước công dân
• Bản sao vận đơn
• Bản gốc vận đơn đã được lãnh đạo công ty đóng dấu
• Tiền phí cần thanh toán

Lưu ý: Nếu hàng là nguyên container thì cần kiểm tra kỹ hạn miễn phí lưu container kéo dài đến khi nào. Trường hợp thời hạn lưu miễn phí đã hết, chủ hàng sẽ phải thanh toán phí gia hạn thêm để tiếp tục lưu container.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Sau khi tờ khai đã được truyền đi, hệ thống sẽ dựa vào nội dung trong tờ khai để phân loại và kiểm hóa hàng hóa. Hiện nay, có 3 loại luồng chính là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Mỗi loại luồng yêu cầu các xử lý khác nhau, cụ thể:

• Đối với hàng hóa được phân vào luồng xanh, chủ hàng chỉ cần in tờ khai và tiến hành đóng thuế, không cần thực hiện thêm thủ tục hay kiểm tra nào khác.
• Đối với hàng hóa được phân vào luồng vàng, đơn vị hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng. Đây là bước quan trọng nên chủ hàng cần chú ý để tránh sai sót khiến hàng hóa không được thông quan.
• Nếu hàng hóa bị áp vào luồng đỏ sẽ phải bắt buộc bị kiểm hóa và quy trình này sẽ diễn ra cực kỳ khắt khe, gắt gao. Quy trình kiểm định hàng hóa này có thể sẽ kéo dài và phát sinh thêm chi phí, làm ảnh hưởng đáng kể đến quá trình nhập khẩu.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai hải quan đã được thông qua, chủ hàng cần tiến hành đóng thuế cho lô hàng nhập khẩu, bao gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế VAT (thuế giá trị gia tăng)

Ngoài ra, đối với một số loại hàng hóa đặc biệt, chủ hàng có thể phải nộp thêm các loại thuế khác như thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt,… tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản

Sau khi đã hoàn tất việc nộp thuế và các thủ tục cần thiết, trong bước này chủ hàng cần chuẩn bị trước hai vấn đề sau đây:

• Thuê phương tiện vận chuyển hàng về: Cần sắp xếp và thuê phương tiện vận chuyển để chuyển hàng hóa từ cảng về kho bãi.
• Thuê kho bãi để bảo quản hàng hóa: Việc chọn một kho bãi phù hợp để lưu trữ và bảo quản hàng hóa sau khi nhập khẩu là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt và an toàn.

Lưu ý: Lệnh giao hàng phải còn hiệu lực, nếu không, chủ hàng cần phải làm việc với các hãng tàu để gia hạn thêm. Sau khi xác nhận lệnh giao hàng, chủ hàng cần đến phòng thương vụ của cảng để cung cấp các loại giấy tờ như Delivery Order (D/O), mã vạch, giấy giới thiệu của chủ hàng,…. Nhân viên cảng sẽ lập hóa đơn và hỗ trợ chủ hàng thanh toán các loại phí cần thiết.

Sau khi nộp phí và nhận phiếu giao nhận (ER), chủ hàng có thể tiến hành bốc hàng lên phương tiện vận chuyển và chuyển hàng về kho bãi.

Giang Huy – Đơn vị xuất nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc uy tín

Có thể thấy, thủ tục hải quan là một quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là đặt hàng Trung Quốc về Việt Nam, các cá nhân/doanh nghiệp kinh doanh sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, để đảm bảo thủ tục hải quan đầy đủ tính pháp lý và tránh những rủi ro phát sinh, sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa được xem là giải pháp tối ưu nhất. Liên hệ với Giang Huy để được hỗ trợ từ A đến Z các thủ tục hải quan và đảm bảo vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam an toàn, nhanh chóng.

Giang Huy không chỉ cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa mà còn sở hữu một mạng lưới phương tiện vận tải đa dạng. Ngoài ra, chúng tôi còn có đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên môn cao, hiểu rõ về thủ tục và quy trình làm việc của cơ quan thuế. Đồng thời, chúng tôi cũng liên tục cập nhật những thông tin mới nhất từ các thông tư, nghị định hải quan, đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa thuận lợi, suôn sẻ.Trên đây, Giang Huy đã giải đáp mọi thông tin liên quan đến thủ tục hải quan là gì, hy vọng sẽ giúp ích cho các cá nhân/doanh nghiệp kinh doanh thực hiện quá trình thông quan hàng hóa một cách thuận lợi. Nếu bạn đang có ý định nhập hàng Trung Quốc về kinh doanh nhưng lo ngại các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH MTV XUẤT NHẬP KHẨU GIANG HUY

Địa chỉ: Số 31 đường Na Làng, tổ 2, khối 2, thị trấn Cao Lộc, huyện Cao Lộc, Lạng Sơn

Tổng đài CSKH: 1900 3304

Hotline: 0989 54 34 64 – 0965 54 54 64

Email: cskh@gianghuy.com

Website: https://gianghuy.com